Aasta lõpp on lähenemas ja ettevõtetes kogub hoogu inventuuride ettevalmistamine. Sageli tundub, et inventuuride korrektne ja sujuv tegemine on ainult raamatupidajate tüütu kohustus, mis mõneks tunniks või päevaks ettevõtte tegevust takistab. Tegelikult ei ole inventuur ainult raamatupidajate mure ja olulistele asjadele rõhku pannes saab inventuure efektiivsemalt ning mõistlikumalt korraldada.
Inventuuri tegemise nõuded on sätestatud raamatupidamise seaduses ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis, kuid peamiselt asutuse sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne). Iga asutus on varude ja varade poolest erinev ja seetõttu on oluline dokumenteerida ladude ning inventuuride põhimõtted sisemistes dokumentides.
Inventuur aitab:
- veenduda varude/varade olemasolus
- võrrelda varude/varade kajastamist finantsarvestuse andmetega
- fikseerida varude üle- või puudujäägid ning korrigeerida andmeid
- teha kindlaks, kas varude hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimused on täidetud või mitte
- tuvastada puudusi ja pettusi
Inventeerimise kvaliteet sõltub nii inventuuri ettevalmistusest kui ka inventuuri läbiviimisest. Järgnevalt annan ülevaate, millele inventuuri tegemisel tähelepanu pöörata.
- Inventeerimise kuupäeva valimine. Mida kaugemal bilansipäevast inventuuri tehakse, seda suurem on risk, et inventuuri tegemise ja bilansipäeva vahele jäävas perioodis esinevad erinevused. Samuti on kuupäev oluline asutuse tegevusaktiivsust silmas pidades, sest pidev kauba liikumine raskendab lugemist.
- Lao seisukord. Kaubad peavad olema korralikult hoitud, valvatud ja nende säilivus tagatud. Korrastamata ladu raskendab inventuuri tegemist, suurendab inventuuri käigus lugemisvigade tekkimise riski ja igapäevast laoliikumist.
Samad artiklid võiksid asuda ühes asukohas. Kui on vaja kasutada erinevaid asukohti, tuleb veenduda, et informatsioon on lugejatele teada (asukohapõhine). Inventuuri käigus tuleb dokumenteerida ka rikutud, kahjustatud või kõlbmatud varud.
- Varude liikumised inventuuri ajal. Inventuuri ajal ei tohiks varude liikumisi olla. Kui seda ei ole võimalik vältida, siis tuleb arvestada sissetulevate ja väljaminevate kaupadega. NB! Ladudevahelised liikumised mõjutavad samuti lugemisprotsessi.
- Välised laod.Inventuur peab hõlmama kõiki ettevõtte ladusid ja asukohti, sh väliseid ladusid ja teiste osapoolte juures asuvaid kaupu.
- Teise omaniku kaup. Teise omaniku kaup peab olema asutuse/ettevõtte kaubast selgelt eraldatud, et vältida ekslikku inventeerimist.
- Inventeeritava kauba tundmine. Lugejad peavad inventeeritavat kaupa tundma (sarnased artiklid ei tohi segamini minna). Sellega on nii lugemisvea risk kui ka pettuserisk väiksem. Kauba eest vastutav inimene võib lugejatele lihtsalt vale artiklit näidata.
- Varude lugemisjärjekord.Kaupu tuleb võimalusel inventeerida füüsilises järjekorras (st põhimõttel seinast seinani). Kui see pole võimalik või efektiivne, siis tuleb kehtestada põhimõte, kuidas loetakse.
- Loendatud varude märgistamine. Topeltlugemise või lugemata jätmise vältimiseks peab juba loendatud varad selgesti märkima.
- Varude inventuurimeetod. Kaalumine, mõõtmine ja loendamine peavad olema usaldusväärsed. Kui lugemine ei toimu tükipõhiselt, vaid muudel alustel, peavad põhimõtted olema dokumenteeritud ja võimalikult konkreetsed. Vajadusel võib kaaluda ka spetsialistide kaasamist.
- Suletud pakendite arvestus. Kui ei ole otstarbekas suletud pakendi sisu tükkhaaval üle lugeda, peab põhimõte olema fikseeritud sisemistes juhistes. Asutuses/ettevõttes peab olema kindlus, et suletud pakendid ei ole tühjad.
- Käsitsi lugemine skänneriga lugemine. Skänneriga lugemise korral ei pruugi triipkoodid õiged olla (tuleb võrrelda triipkoodi etiketiga/kaubaga). Käsitsi lugemisel võib lugeja kogemata vale koguse kirja panna või artiklid segamini ajada. Kindlasti on skänneriga lugemine automaatsem ja lugemisvea risk väiksem.
- Inventuuri lugemisdokument peab olema selline, et pole näha lao raamatupidamise saldot. See vähendab tulemustega manipuleerimise võimalust.
- Lugemislehtede täitmine. Inventuuriandmed kantakse nimestikesse kustutuskindlalt, et tulemustega manipuleerimise võimalus oleks väike. Nimestikesse tehakse parandused mahatõmbamisega, skännerite puhul korrigeerimisreana.
- Inventeerijate töö kontrollimine ja juhendamine. Inventuurikomisjon peab olema võimalikult sõltumatu, aga samas kaupa tundev. Varude eest vastutav inimene võiks olla inventuuri lihtsustamiseks lugemisel juures, et vajadusel abistada. Lugemisprotsess peab olema kontrolli all ja kontrollitav. Inventuuri lõppetes tuleb kõik lugemislehed kokku koguda.
- Oodatust suuremad erinevused. Lugemisvigu saab vältida mitmeliikmelise meeskonna paralleelse lugemisega. Kui vigu on liiga palju, siis tuleb korraldada uus inventuur.
Inventuur ei lõppe lugemisega
Inventuuri lõpetamisel ilmnevad tavaliselt erinevused finantsarvestuse andmete ja tegeliku seisu vahel. Järelikult ei ole inventuur veel lõppenud, vaid järgnema peaks tulemuste analüüs. Koordineeritud tegevusega asutuses ei saa erisused olla jahmatavalt suured.
Kindlasti tekib asutuse ärivaldkonnast ja spetsiifikast tulenevalt ka loomulikku kadu. Kauba sisestamisel ja väljastamisel võivad minna artiklid vahetusse või tootmisprotsessi käigus üht-teist kaotsi. Samuti ei ole välistatud lugemisel tekkivad aritmeetilised vead. Kindlasti on paljud inventuurikomisjonides osalenud inimesed saanud oma kogemuse kaudu targemaks, miks on vaja näiteks enne inventuuri algust nummerdada lugemislehed. Selgete reeglite korral jääksid sellised ressursimahukad vead olemata.
Kui tulemused on ebaloomulikud ja põhjendamatult suurte erinevustega, siis viitab see laoarvestuse või inventuuri halvale kvaliteedile või pettustele. Kuidas inventuuri käigus pettused ja vargused ilmsiks tulevad, saate lugeda siit.
Ebakvaliteetse inventuuri korral tuleb kaaluda ka vajadust inventuur uuesti teha. Laoarvestus peaks iga päev toimima nii, et inventuuril oleks kontrolli, mitte arvestuse funktsioon.
