Kas olete kunagi kuulnud finantsaruande sertifikaadist (Certificate on Financial Statements, CFS)? Kui teie projekt on saanud toetust Horisont 2020 või Euroopa Horisont programmist, peaksite sellega kindlasti kursis olema.
Sõna „audit“ võib olla hirmutav igale ettevõtjale. Kui olete aga otsustanud kaasata mõne projekti elluviimiseks riiklikke või Euroopa Liidu (näiteks programmi Horisont 2020 või Euroopa Horisont) vahendeid, tuleb olla valmis selleks, et teie tegemisi hindavad ja jälgivad ka välised osapooled. Kui saate projekti elluviimiseks maksumaksja raha, valmistuge ka projektiga seotud tegevuste ja kulude auditiks. Igal rahastajal on projekti kulude kontrollimiseks seatud oma nõuded, näiteks Euroopa Liidu Horisont 2020 või Euroopa Horisont programmist toetuse saajatel tuleb projekti lõppedes tellida projekti finantsaruande sertifikaat. Sarnase nõude on kehtestanud ka mitmed teised toetuste andjad.
Mis on finantsaruande sertifikaat?
See on kohustuslik auditi aruanne kõikide Horisont 2020 projektide puhul, mille toetus on üle 325 000 euro, ja Euroopa Horisont projektide puhul, kus toetuse summa on üle 430 000 euro. Sertifikaadi peab väljastama sõltumatu audiitor ja te peate selle esitama Euroopa Komisjonile koos projekti lõpparuandega.
Kuidas sertifikaadi väljastamine toimub?
- Valite audiitori, kes auditeerib teie projekti finantsaruannet. Auditikohustuse on küll seadnud Euroopa Komisjon, kuid audiitori saate ise valida (audiitorile on kehtestatud ka asjakohased kvalifikatsiooninõuded ja auditile standardinõuded, millest tuleb lähtuda). Oluline on leida sõltumatu ja pädev audiitor. Hea tava on valida audiitor, kellel on varasem Horisont projekti auditeerimise kogemus. See muudab sertifikaadi väljastamise protsessi kindlasti sujuvamaks.
- Audiitor kontrollib valimi põhjal projekti kulude abikõlblikkust ja vastavust toetuse andmise reeglitele (parim hinna ja kvaliteedi suhe, personalikulude arvutusmetoodika jne). Projekti kaudseid kulusid sertifikaadi väljastamise käigus ei auditeerita.
- Pärast ülevaatust väljastab audiitor finantsaruande sertifikaadi, mis sisaldab auditi leidude – lahknevused seatud nõuetest, eeskirjade eiramised, märkused – loetelu. Nagu projekti finantsaruanne, tuleb ka finantsaruande sertifikaat koostada ettenähtud vormil.
- Sertifikaadi esitate Euroopa Komisjonile koos projekti lõpparuandega 60 päeva jooksul pärast projekti lõppkuupäeva. Kui teie projekti toetus ületab 325 000 eurot, ei ole teil ilma sertifikaadita võimalik projekti edukalt lõpetada ega lõppmakset saada.
- Euroopa Komisjon aktsepteerib teie projekti lõpparuande ja väljastab lõppmakse, võttes arvesse sertifikaadi dokumendis toodud leiud.
Kuna finantsaruande sertifikaadi väljastamise audit on üsna aeganõudev, alustage protsessi kindlasti varakult, et vältida viivitusi projekti aruande kinnitamisel ja lõppmakse menetlemisel. Hea on see, et finantsaruande sertifikaadi auditi maksumus on abikõlblik, nii et saate selle planeerida projekti eelarvesse.
Mis on teie kui toetusesaaja peamine kohustus?
Toetusesaaja peamine kohustus on teha kõik andmed ja dokumendid audiitorile kättesaadavaks. Audiitor kasutab projektide auditeerimisel raamatupidamise aruandeid, andmeid projektiga seotud lepingute, ostutellimuste ja hangete kohta, hankemenetluse läbiviimisega seotud dokumentatsiooni, tõendeid osutatud teenuste, kauba kättesaamise ja tellitud töö lõpetamise ja kulude tasumise kohta. Audiitorit võivad huvitada ka lähetustega seotud dokumendid, ettevõtte lähetuste kord, lähetuste aruanded, lähetuskulusid tõendavad dokumendid, samuti tööjõukulude kontrollimiseks töötajatega seotud dokumendid, nagu palgaarvestus, töölepingud, teenuslepingud, tööajatabelid ja muud tõendid, mida peetakse vajalikuks. Audiitor kontrollib kogu dokumentatsiooni, mis on projekti finantsaruande koostamise aluseks.
Mis juhtub, kui audiitor avastab vigu?
On üsna ebatõenäoline, et audiitorid ei leia teie finantsaruandes ühtegi viga, kuid mitmed tehnilised vead saab auditi käigus korrigeerida. Suurematest eksimustest esinevad vead peamiselt tööjõukulude arvestamises (näiteks puuduvad tööajatabelid või ei ole lähtutud nõutud töötasu arvestamise metoodikast) või hangete läbiviimisel (ei ole järgitud hankereegleid), kuid esineb ka muid eksimusi. Audiitor kirjeldab oma leiud sertifikaadiga kaasnevas aruandes. Kohustuste rikkumisega kaasnevat mõju kaalub juba Euroopa Komisjon, kes võib teatud kulusid toetuse saajale mitte hüvitada või osa juba saadud toetusest tagasi nõuda.
