Sularaha käitlemine – nõuded, mis kipuvad ununema

Kümmekond aastat tagasi hakkas sularaha kasutamine oluliselt vähenema – töötasu hakati valdavalt maksma ülekandega pangakontole, majanduskulude avanssi ja aruandlust hakati samuti arveldama panga kaudu. Ärme siinkohal räägi neist ettevõtetest, kes riigimaksude vältimiseks ümbrikupalka maksavad.

Olgu ka täpsustuseks märgitud, et alljärgnevalt ei räägi me mitte e-raha või finantssektori sularahakäitlemise nõuetest, vaid tavalisest sularahakassast, olgu see siis mõeldud palga maksmiseks, klientidelt müügitulu saamiseks või muul eesmärgil.

Regulatsioonid

Raamatupidamise seadus ei sätesta otseselt nõudeid sularahaga seotud toimingutele. Kuid avalikule sektorile kehtivas riigi raamatupidamise üldeeskirjas, mille nimetuseks on alates 2017. aastast „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ on kehtestatud sularahale väga konkreetsed nõuded. Kuna erasektorile konkreetseid nõudeid ei ole, siis soovitan erasektori ettevõtetel lähtuda avalikule sektorile kehtestatud nõuetest kui heast eeskujust, sest oma loomult on nõuded asjakohased mõlemas sektoris.

Määrus sätestab, et kui riigiraamatupidamiskohustuslase üksusel on sularahakassa, kehtestab riigiraamatupidamiskohustuslane sularahakassa eeskirja. Selles sätestatakse muuhulgas kassa maksimaalne limiit, e-riigikassas asuvale pangakontole inkasseerimise kord ning kassa dokumenteerimise, inventeerimise ja turvanõuded[1]. Sularahakassa eeskiri ei pea olema eraldiseisev dokument, vaid võib olla ka nt üks peatükk raamatupidamise sise-eeskirjades. Tähtis on sisu ning oluliste reeglite sätestamine.

Sularahakassa maksimaalne limiit ehk millal on kohustus raha panka viia. Jaekaubanduses või teistes ettevõtetes, kus sularaharinglusesse on kaasatud nii kliendikassa, raamatupidamises asuv kassa kui ka pank, on oluline kehtestada kord, millise kassajäägi korral on kohustus raha viia nn järgmisele tasandile. 2016. aasta sügisel inventuure vaadeldes oleme näinud olukordi, kus kaupluse või tehasemüügi kassas on sularaha jääk väga suur ning kuigi maksimaalse kassa suuruse reegel on ettevõttes kehtestatud, siis seda ei täideta. See aga toob omakorda kaasa erinevaid olulisi riske.

Turvanõuded, sh sularaha panka viimise kord – kes, millal ja kuidas raha panka viib. Kui seda teeb mõni töötaja, siis kas tema turvalisus on tagatud? Või kas on selleks tellitud vastav teenus? Riigisektorile tuleb siinkohal meelde tuletada ka määruse nõuet – sularahakassa väljamineku orderi peab kinnitama lisaks kassapidajale teine isik[2].

Taas saab siin tuua näite, kus ühes väikeses Eesti linnas viis raamatupidaja ettevõtte kassa oma käekotis konkreetsel päeval iganädalaselt panka. Seda, millal ta seda teeb ja kui suur on tavaliselt summa tema käekotis, teadsid väga paljud.

Turvanõuete all tuleb igal ettevõttel eeskätt mõelda, kus nende sularahakassa asub. Kas metallist karp ühe kabineti ülemises sahtlis on asjakohane ja turvaline? Kui suure summa hoidmine kaupluse kassas sularahana on kassapidajale ohutu? Suurte summade korral tuleb mõelda ka sellele, kuidas sularaha majasiseselt transporditakse. Tähelepanelikud tarbijad on kindlasti märganud jaekaubanduses süsteemi, mis mehaaniliselt ja turvaliselt viib raha kaupluse kassast peakassasse.

Dokumenteerimine

Dokumenteerimisvoo juures tuleks igal raamatupidamisüksusel läbi mõelda, kuidas oleks protsessi kõige asjakohasem luua. Kõik ettevõtted on erinevad, sh ka sellest aspektist, kuidas ja kust sularaha tekib. Seetõttu tuleb ka protsess vastavalt luua. On selge, et sularaha sissetulek tuleb fikseerida sissetulekuga ja väljaminek – olgu see siis raha panka viimine või nt majanduskulude eest väljamakse tegemine töötajale –, väljaminekuga. Kas orderitele lisaks koostatakse veel mingi dokument, on juba iga ettevõtte kontrolliprotsessi küsimus.

Küll aga tahan siinkohal taas tuua näite halvast asjade korraldusest. Ettevõtte sularaha tuli toodangu müügist otse laost. Sularaha viidi lihtsalt, ilma lao ja raamatupidamisevahelise liikumise fikseerimiseta nn suurde majja, mistõttu oli hiljem ka keeruline määrata, kui palju üldse sularahas müüki oli toimunud. Kuid raamatupidaja tegi omakorda kassast oma töötajatele majanduskulude väljamakseid, andes raha kuludokumendi vastu. Ordereid ei vormistatud, allkirju kuhugi ei võetud. Töötaja toodud kviitung läks sahtlisse. Seega ei olnud hiljem võimalik ka selgeks teha, kui palju oli põhjendatud kulusid kassast välja makstud ja kui palju oli raha kassast lihtsalt kadunud. Ettevõtte kogukahju mitme aasta jooksul toimunud pettusest oli ligi 100 000 eurot.

Kassa inventuurid

Riik on määrusega sätestanud, et vähemalt üks kord aastas viiakse läbi sularahakassade inventuur[3].

Riigisektorile kehtivas määruses on sularaha inventuuri protsessina sätestatud järgmist[4]:

1. sularahakassa inventuuri käigus loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse raamatupidamisüksusele;
2. raamatupidamisüksuses kontrollitakse sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga, inventuuriakt kinnitatakse raamatupidamise esindaja poolt allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega; puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol 103690; ülejäägid kantakse tuludesse (388890).

Kuigi sularahakassa inventuuri on kohustuslik teha vähemalt kord aastas, on see protsess oma olemuselt selline, mida  tegelikult tuleks teha sagedamini. Ka siin on riik seadnud veelgi täpsema nõude – sularahakassa ootamatu kontroll tuleb läbi viia vähemalt kaks korda aastas[5].

Kuid innustaksin igat ettevõtet hindama ootamatute inventuuride vajadust kooskõlas kassa rahakäibe kiiruse ja summadega. Ehk on asjakohane teha seda kolm-neli korda aastas.

Ootamatu inventuuri käigus tuleks jälgida, kas;

• Kassaorderid on korrektselt olemas, sh numeratsioon on õige ja seda ei ole võimalik muuta?
• Kas kassajääk on inventuuri hetkel raamatupidamisandmetega kooskõlas?
• Kas kõik vajalikud dokumendid on olemas – sissetuleku ja väljamineku orderid, millel on mõlema osapoole allkiri?

Auditite käigus oleme näiteks näinud olukorda, kus kassaorderite numbrid tulid raamatupidamis-programmist ja programm andis need automaatselt järjestikustena. Esialgu tunduski kõik korras olevat, kuid hiljem selgus, et numbrit saab süsteemis käsitsi muuta. Seega kindlus, kas välja antud orderitel olid ka tegelikult järjestikused numbrid, kas mõnda numbrit oli kasutatud mitu korda, puudus. Seetõttu oli olnud võimalik toime panna ka süsteemne pettus kassast raha kõrvaldades.

• Kes kassainventuure teevad – kui selleks on kassa arvestuse eest vastutav raamatupidaja ja/või kassa eest vastutav isik, siis ei täida inventuur oma eesmärki. Ka kassainventuuri komisjoni loomisel tuleb meeles pidada sama reeglit, mis varude lugemisel – komisjoni peavad kuuluma inimesed, kes ei tea saldot ning ei saa seda infot ka enne inventuuri süsteemist vaadata. Ainult nii on tagatud sõltumatu ja objektiivne kontroll.

Vastutus kassa eest

On selge, et vastutus kassa eest tuleb sätestada väga selgelt ja üheselt – nii vastutaja isik kui ka tema õigused ja kohustused. Ka siin sätestab riik, et raamatupidamisüksuse töötajate vastutus määratakse ametijuhendites[6] – seega raamatupidaja ametijuhendis, kelle ülesandeks on kassa eest vastutada, peab see olema vastavalt ka kirjas. Ka töölepingu seadus määratleb, et töötajaga sõlmitav leping peab sisaldama tööülesannete kirjeldust[7].

Teine küsimus on selles, kas kassapidaja vastutab kassa eest ka varaliselt. Siinkohal panen taas kõigile südamele: kui te ei ole sõlminud kehtiva töölepingu seaduse kohaseid varalise vastutuse lepinguid ning ei maksa töötajale igakuist palgast sõltumatut hüvitis, siis töötajal varalist vastutust ei ole.

Seda pole isegi siis, kui teil on enne kehtiva töölepingu seaduse jõustumist vastav leping allkirjastatud või vastutus on määratud toona sõlmitud lepingus ühe kohustusena.

Varalise vastutuse sisuliseks rakendamiseks peab olema sõlmitud konkreetne leping, lähtudes töölepingu seaduses toodud nõuetest ning töötaja peab saama igakuist hüvitist, mis ei ole seotud tema töötasuga.