Eestis on majanduslikult aktiivseid ettevõtteid umbes 150 000. See tähendab, et igaühel neist peaks olema raamatupidamise tarkvara või muu võimalus oma raamatupidamist pidada.
Kuid milline tarkvara valida ja millal? Kui väikeettevõte alustab tegevust, ei soovi ta tavaliselt valida liiga keerulist ja kallist programmi. Tavaliselt eelistavad alustavad ettevõtjad Excelit. Eriti tihti tehakse Excelis palgaarvestust, aga see toimib vaid seni, kuni pole vaja lisaks kuupalgale arvestada näiteks ületunde, boonuseid, kolmanda pensionisamba makseid jmt.
Nüüd jõudsimegi selleni, kui palgaarvestus muutub keerulisemaks ja mahukamaks. Kui ettevõtte juba ilusti toimib, mahud kasvavad ja tehinguid on palju, siis ei jõua Excelis kõiki tehinguid seadistada ja jälgida. Nüüd tuleb ettevõtjal idee leida sobivam tarkvara. Tavaliselt valib ettevõte kõige levinumate seast. Kui raamatupidamisteenust ostetakse sisse, siis oskab teenuseosutaja ka tarkvara pakkuda ja see hõlbustab valikut.
Järgnevalt annan paar soovitust, mida enne tarkvara valimist läbi mõelda.
Ettevõtte suurus
Kui ettevõtte ei ole suur ja tal ei ole palju tehinguid, siis ei sobi programm, kus on palju mooduleid. Tavaliselt iga moodul maksab ning nõuab lisaliigutusi ja -seadistusi.
Kui aga ettevõttes on hästi palju erinevaid tehinguid, põhivara, müügi- ja ostuarveid ja ladu, siis oleks õigem hoida kõik ühes programmis, kus on kõik omavahel seotud. Nii saab hea ülevaate nõuetest ja kohustustest. Sellega kaasneb järgmine soovitus – võrdle programmide eripärasid.
Programmi eripära
Tavaliselt on alustuseks hea valida mitu programmi, et neid omavahel võrrelda. Igal programmil on tugevad ja nõrgad küljed. Näiteks võib programm anda väga hea ülevaate põhivarast, tehingutest ja amortisatsioonist või võimaldab laadida ostuarveid, mille saab lihtsa nupuvajutusega kinnitada, aga palgamoodul on hästi kehv. Kui ettevõttes on vähe töötajaid ja kõik on kuupalgalised, siis kehv palgamoodul ei peaks häirima, aga kui töötajaid on üle saja, nad töötavad graafiku alusel ja arvestada tuleb paljude üle- või alatundidega, haiguste ja puhkustega, siis tasub valida midagi paremat.
Teiste kasutajate hinnang
Kui valisid võrdlemiseks näiteks kolm programmi, siis oleks hea suhelda arendaja, esindaja või kogenud kasutajaga, kes oskavad anda programmist hea ülevaate.
Soovitan rääkida just programmi kasutajatega, sest nemad oskavad adekvaatselt hinnata puuduseid ja eeliseid. Kogenud kasutajad on näiteks raamatupidamisettevõtted, kellel on ülevaade erinevatest tarkvaradest.
Tugiisikud ja koolitused
Väga tähtis on tehinguid korrektselt kajastada ja kindel olla, et kanne on tehtud õige konto ja grupiga. Programmides on tihti seadistused juba olemas, aga alguses nõuab programm rohkem tähelepanu, muudatuste tegemist ja uusi seadistusi. Hästi suure eelise annab tugiisik, kes tunneb seda programmi, oskab aidata, seadistada ning vastata küsimustele vähemalt päeva või kahe päeva jooksul.
Koolitused ja infotunnid on ka hästi olulised. Siingi on oluline, kui arusaadavalt esindaja või koolitaja oskab rääkida. Arusaadavus sõltub ka sellest kes koolitab – kas IT-spetsialist või kogenud raamatupidaja, kes suudab näiteid tuues asjadest rääkida.
Lõpuks ei tohi unustada ka seda, et programmi hind, kasutusmugavus ja kujundus ning arendusvõimalused mängivad suurt rolli ettevõtte majandustegevusest hea ülevaate saamisel ja tuleviku prognoosimisel.
