Kukk on loomult iseteadlik, julge ja valju häälega. Seetõttu on siseaudiitoreil põhjust arvata, et tänavu tuleb Eesti ettevõtetes ilmsiks veel rohkem pettusi kui möödunud aastatel. Stardipauk anti juba mullu, mil menetlesime Eesti ettevõtetes varasemast kordades rohkem pettusi. Kas põhjuseks oli see, et omanikud tegelesid julgemalt taoliste juhtumitega, pettusi avastati rohkem või siis lihtsalt pandi neid rohkem toime, on raske hinnata.
Huvitav erinevus varasemate aastatega võrreldes on ka asjaolu, et kui mõnes sektoris nagu jaekaubandus, toitlustamine ja tootmine on töötajad petnud ja varastanud ka varasematel aastatel, siis 2016. aastal kasvas menetluste arv puukettevõtete ja ostuprotsessi kaudu petmiste tõttu. Kõigil juhtumitel oli selge ja läbiv joon – kõik skeemid olid toiminud mitu aastat.
Aasta teisel poolel lisandus aga veel üks muutus – ootamatult palju ettevõtteid soovis luua oma ettevõttele eetikakoodeksi ja protsessi selle toimimiseks. Olgu see siis lihtsalt eetikakoodeksi loomine koos ellurakendamisega ja toimimiseks vajalike protsesside väljatöötamise ja töötajatele tutvustamisega või kogu sisekontrollisüsteemi hindamise ning kontrollide tõhustamisega.
Tippjuhtkond peab olema eestvedaja
Avaliku sektori asutustes annab selliseks tegevuseks surve ka riigikontrolli juhis, mis nõuab teatud riigisektori organisatsioonide puhul seda, et vandeaudiitor hindaks igaaastases auditis ka korruptsiooniohu maandamiseks rakendatud meetmeid. Erasektori ettevõtted, kes eetikakoodeksi ja sisemise kontrollikeskkonna teadliku kujundamisega tegelevad, on ise sellest huvitatud – keegi ei sunni omanikku sellise teemaga tegelema. Omaniku või tegevjuhi tarkus ja tervikpildi nägemine viib selle teemaga tegelemiseni. Ka oma töötajatele ütlemine, et meil on üks teema, millega me ei ole tegelenud, on julge samm. See eeldab väga head müügitööd ja eestvedamist organisatsiooni sees, sest ühtegi eetikakoodeksit ei ole võimalik toimima panna ilma tippjuhtkonna eestvedamise ja usuta, sest eetilise keskkonna ja toimiva süsteemi loomine on mitmeaastane protsess koos tagasilanguste ja tõusudega. Tegevjuhtkonna eeskuju ja eestvedamine ning nõukogu roll ja pühendumus on siinkohal äärmiselt olulised.
Pettusest teavitamine pole pealekaebamine
Oleme Eestis kokku puutunud mitmete ettevõtetega, kellel on loodud eetikakoodeks ja isegi töötajate töölepingutesse ning protseduuride kirjeldusse on kirja pandud nõue pettustest teavitada. Töötajad on sellest küll teadlikud, kuid süsteem ikkagi ei tööta. Sageli on teiste põhjuste kõrval oluline roll asjaolul, et töötajad ei julge oma kolleegile infot anda, kartes tagakiusamise või töökaotuse pärast. Kaotaja on sellises olukorras aga ettevõte. Seetõttu tuleb Grant Thornton Baltic kõigepealt Eestis ja seejärel Baltikumis turule ainulaadse teenusega, mis aitab ettevõtetel nn kuuma liini efektiivselt, usaldusväärselt ja süsteemselt luua ning elus hoida.
Eetikakoodeksi loomise eeldused
Eetikakoodeksi eesmärk on luua raamistik organisatsioonis aktsepteeritava käitumise reeglitele ning sätestada protseduurid reeglite rikkumise menetlemiseks.
Eetikakoodeks ei ole üks paberileht, mis töötajale allkirjastamiseks ette pannakse. See on süsteem, mis peab hõlmama:
- reegleid, mis on meie organisatsioonis lubatud ja mis mitte
- teavitamisprotsessi, sh organisatsioonikultuuri tüüp ja kontrollikeskkond – keda ja kuidas töötaja võimalikust pettusest teavitama peab
- juhtumite menetlemisel tegevuse kirjeldust – kes laekunud informatsiooni menetlema hakkab, kuidas menetlus läbi viiakse, millise aja jooksul, kas ja kuidas informatsiooni edastajale tagasisidet antakse jms
- sanktsioonide kirjeldust – millised on karistused rikkumiste eest, kes teeb otsuse jms.
Kogu kirjeldatud protsess on iga ettevõtte nägu. Ei ole võimalik luua unikaalselt dokumenti, mis sobiks erinevatele ettevõtetele, kuna protsess sõltub juhtkonna poliitikast, sisemisest kontrollikeskkonnast, organisatsiooni suurusest ja tegevusalast ning paljust muust. Kui avalikus sektoris on riik välja töötanud erinevaid koodekseid, koolitusi ja juhendeid, siis erasektoris on vaja kogu raamistik ise luua. Aluseks saab võtta vaid üldiseid regulatsioone ja soovituslikke juhendeid.
Töötajad peavad asjast õigesti aru saama
Tähtis on ka kommunikatsioon – sõnum, mida protsessi algatades ja ellu viies töötajatele edastatakse, peab olema selge ja hästi kommunikeeritud. Kõigil osapooltel peab olema kindlus, et eetikakoodeks ei ole kellegi järele luuramiseks, vaid ettevõtte kultuuri muutmiseks ning selle kaudu on tegemist ka töötajasõbralikumaks muutumisega. Töötajatel ei tohi mingil juhul jääda muljet, et tegemist on meetmega, mille abil hakatakse töötajaid valimatult ja sihilikult vallandama.
Täpsemat informatsiooni sisemise kontrollikeskkonna ja eetikakoodeksi loomise ning Grant Thornton Balticu uue nn kuuma liini teenuse kohta saab meie siseauditi üksuselt telefonil 626 0500 ja e-posti teel info@ee.gt.com.
Autor: Siiri Antsmäe
