Kuigi planeerimise ja eesmärkide seadmisega tegeletakse nii pikas perspektiivis kui ka igakuiselt või vähemalt kvartaalselt, muutub see küsimus juhtkonnas eriti aktuaalseks ajal, kui on vaja välja töötada ja kinnitada järgmise aasta eesmärgid ja tegevuskavad. Strateegilise planeerimisega on väga tihedalt seotud ka eelarvestamine. Seeläbi on organisatsiooni arenguprotsessis otsene roll ka raamatupidajatel ja finantsistidel.
Üha enam räägitakse Eestis nii era- kui ka avalikus sektoris tulemusjuhtimisest. Selles artiklis peatun pikemalt tulemusjuhtimise ühel olulisel aspektil – eesmärkide seadmisel ja selle seosel organisatsiooni eelarve koostamise protsessiga.
Strateegilisi plaane koostatakse selleks, et fikseerida organisatsiooni juhtkonna ja omanike soovid ja arusaamad, millega ja kuidas organisatsioon tegeleb ning defineerida sihid, milleni soovitakse teatud aja pärast jõuda. Seepärast on eesmärkide sõnastamine väga oluline. Eesmärkide sõnastamisel tasub meeles pidada, et need oleksid:
- konkreetset tulemust väljendavad
- mõõdetavad
- kindlas ajalises raamistikus
- töötajate poolt aktsepteeritud
- realistlikud
Eelarve seos strateegilise planeerimisega on seotud eesmärkide realistlikkuse aspektiga.
Jooksva aasta eelarve kui strateegilise planeerimise alus
Organisatsiooni eelarve on strateegilise planeerimise protsessis ühteaegu nii sisendiks kui ka väljundiks. Käesoleva aasta eelarve ja selle täitmise analüüs on juhtkonnale peamine infoallikas selle kohta, kus on olnud suurimad kulud ja millistest tegevustest on tekkinud olulisimad tulud. Need on aspektid, mille kohta on organisatsiooni raamatupidajal kõige parem ülevaade ning millele peab juhtkond enne uue aasta sihtide seadmist põhjalikult otsa vaatama. Seda selleks, et välja selgitada, kas on valdkondi, kus oleks võimalik saavutada kokkuhoidu või kuhu oleks vaja paigutada senisest enam ressursse, et saavutada optimaalne tulemus. Seega on eelarve täitmise analüüsimisele juhtkonnal võimalik seada järgmiseks aastaks vajalik fookus.
Koostatava eelarve roll strateegilises planeerimises
Kui majanduslikku keskkonda puudutav detailne info on selge, saab juhtkond seada järgmiseks aastaks eesmärke ja teha strateegilisi otsuseid. Arvestades, et juhtkonnal peab olema n-ö suur pilt ja visioon organisatsiooni tuleviku kohta, ei saa eeldada, et nad suudaksid ise kõiki olulisi aspekte arvestada. Seetõttu ongi oluline, et strateegilise planeerimise protsessi kaasatakse juhtkonda mitte kuuluvaid töötajaid, eriti raamatupidajaid. Seda põhjusel, et visioon ilma tegevuskavata on hallutsinatsioon (see on mõte, mis on mind kummitama jäänud organisatsiooniteooria loengust ülikooliõpingute päevilt). Ehk siis strateegiliste eesmärkide saavutamiseks on vaja realistlikku tegevusplaani, kuid tegevusplaan, millel ei ole rahalist katet, on lihtsalt tegevuste kogum, mis ei loo organisatsiooni igapäevasse tegevusse lisaväärtust. Seetõttu oleks sellise dokumendi koostamine pelgalt aja ja raha raiskamine. Järelikult on oluline, et juba eesmärkide seadmisel mõeldaks, milliseid tegevusi on eesmärkides sõnastatud tulemuste saavutamiseks vaja lisada või muuta ning milline on sellega kaasnev kulu-tulu. Ja mis peamine – kust leida kuludeks vajalikke ressursse? Selle tarbeks on organisatsiooni raamatupidajatel juhtkonnale anda palju väärtuslikku infot.
Miks kaasata eelarve koostamisse juhtkonnaväliseid töötajaid?
Lisaks sellele, et pakkuda juhtkonnale konkreetsete aspektide kohta detailset infot, on juhtkonnaväliste töötajate kaasamisel eesmärkide seadmisse ja eelarve väljatöötamisse veel üks oluline põhjus. Selleks on artikli alguses märgitud hea eesmärgi üks tunnus – see, et eesmärgid on töötajate poolt aktsepteeritud.
Mitmed juhtimisteoreetikud on jõudnud järeldusteni, et eesmärgid ja tegevuskavad sh eelarveplaanid, mille väljatöötamisse on olnud kaasatud võimalikult lai töötajaskond, võetakse alluvate poolt paremini vastu ning töötajad pühenduvad seetõttu ka eesmärkide saavutamisele. Sel juhul on juhtkonnalt tulevad suunised paremini mõistetavad, kuna töötajatel on olemas taustinfo, miks eesmärgid ja tegevused just selliselt sõnatatud said. Nii saavad töötajad ka rohkem infot organisatsiooni nende valdkondade kohta, millega nad ise oma tööd tehes iga päev kokku ei puutu. Paraneb organisatsiooni terviklikkus ning suureneb tõenäosus, et seatud eesmärke täidetakse ning planeeritud tegevusi viiakse ellu kehtestatud eelarve piires.
Millega saab raamatupidaja eelarve koostamisesse panustada?
Arvan, et paljud raamatupidajad panustavad oma tööd südamega tehes organisatsiooni arengu planeerimisse niigi, kuid seda ilmselt alateadlikult. Selleks, et teadvustada paremini raamatupidaja rolli organisatsiooni strateegilises planeerimises sh eelarve koostamises, toon välja põhilised tegevused, millega saab raamatupidaja juhtkonda toetada:
- koostada jooksva aasta eelarve analüüs, näidates ära peamised kulukohad ja tulu teenimise valdkonnad
- aidata eesmärkide seadmisel silmas pidada, et plaanitavatel tegevustel oleks rahaline kate
- uue eelarve koostamisel pakkuda võimalusi, milliste kulude puhul oleks võimalik ja mõistlik ressursse ümber jaotada
- anna juhtkonnale vahetut tagasisidet, kui eelarve täitmine mingites valdkondades erineb märgatavalt prognoositust.
