Artikli kaasautor: Kaili Kallastu, Grant Thornton Balticu maksunõustaja
Kaugtöö võimaldamine on praegusel tööturul üks võimalus kaasata häid spetsialiste. See on ühelt poolt nii töötaja kui ka tööandja jaoks paindlik ja ahvatlev võimalus, kuid kätkeb ka riske. Seega võiks enne kaugtöö kokkuleppe sõlmimist läbi mõelda, millised õigused ja ka kohustused sellega kaasnevad ning kas tööandja on valmis ja võimeline kõiki riske maandama.
Kokkulepped tuleks vormistada kirjalikult, et vältida võimalike vaidlusi, või on need tulevikus abiks võimalike vaidluste lahendamisel. Üha rahvusvahelisemal tööturul ei tohi tähelepanuta jätta ka maksuaspekte. Riigiti võivad reeglid olla väga erinevad.
Miks kaugtöö võimalus tekkis?
Turvaline paindlikkus on mõiste, mis võeti töölepingu seaduse eelnõu koostamisel aluseks. See tähendab, et töösuhete regulatsioon peab võimaldama pooltel kujundada töösuhte, mis arvestaks parimal võimalikul viisil lepingupoolte vajaduste ja huvidega.[1] Tööandja huvi on kvaliteetse töö saamine võimalikult lühikese ajaga. Töötaja huvi on muu hulgas töö tegemine kohas, kus ta tunneb end mugavalt. Tihti ei pruugi selline koht olla tööandja ruumides. Sellest tulenevalt saame rääkida kaugtööst ehk töö korraldamise ja/või tegemise vormist, kus tööd tehakse regulaarselt väljaspool tööandja ruume.[2]
Kaugtöö võimaldab moderniseerida töökorraldust, aitab suurendada ettevõtete tootlikkust ja konkurentsivõimet. Lisaks suurendab kaugtöö maapiirkondades elavate inimeste võimalusi tööturul ja aitab säästa transpordikuludelt[3] ehk kaugtöö mõjub säästvalt keskkonnale. Lisaks loob see võimalused puuetega inimeste kaasamiseks, mis omakorda suurendab tööhõives olevate inimeste ringi. Kaugtöö aitab töötajal paremini ühildada töö- ja pereelu, seeläbi motiveerides töötajat oma tööd tegema parima kvaliteediga.
Töö- ja pereelu ühendamine ei pruugi siiski olla alati tõhusaim variant. Ühelt poolt tundub see atraktiivne, kui töötaja saab olla oma aja peremees ning seeläbi iseseisvalt oma tegevusi planeerida. Teiselt poolt eksisteerib oht, et piir era- ja tööelu vahel hägustub. Negatiivse mõjuna võib inimene unustada end tööd tegema, kuna see on loomulik osa tema kodusest elust. Tööandja seisukohast on samuti oluline jälgida, et töötajat tööajavälisel ajal tööalaste küsimustega ei tülitaks.
Kaugtöötajad võidakse ära unustada
Kaugtööd võimaldav tööandja peab hoolega läbi mõtlema selle, kuidas eemal viibivad töötajad oleks meeskonna liikmed. Kaugtöötajate puhul on reaalne oht, et nad unustatakse ära. Seepärast on hea, kui on läbi mõeldud silmast silma kohtumiste võimalused. On keeruline öelda, kas kohtumised peaks olema igapäevased, -nädalased või harvemad. See sõltub nii tööandja kui ka töötaja eripäradest ja vajadustest. Ebaoluliseks ei saa kindlasti pidada ka ühiseid vaba aja veetmise võimalusi.
Silmas tuleb pidada seda, et kõiki töötajaid tuleb kohelda võrdselt. Kuna kaugtöötaja ei ole iga päev tööandja silma all, on risk, et talle pakutakse vähem enesearengu võimalusi. Kaugtöötajal peavad olema samad võimalused näiteks koolitustel ja programmides osalemiseks.
Töötervishoid ja -ohutus on tööandja tagada
Suur murekoht seoses kaugtööga on töötervishoid ja -ohutus. Eespool mainitud turvalise paindlikkuse üks põhimõtetest ongi see, et paindlikkuse võimaldamisel tuleb tagada ka tööohutus. Võrdse kohtlemise printsiibi tõttu ei saa kaugtöötaja suhtes teha järeleandmisi ka tööohutuse nõuete täitmisel. Euroopa Nõukogu direktiivi 89/391/EMÜ artikli 5 kohaselt on tööandja kohustus tagada töötajate ohutus ja tervis kõikides tööga seotud aspektides.[4] Reaalsuses aga nende kohustuste täitmist kehtiv õigus ei reguleeri, ehk see on n-ö hall ala, mis kindlasti vajab seadusandja tähelepanu.
Paljud töötervishoiu nõuded tuleb täita juba enne töötaja tööle lubamist, sh tuleb teha töökohtade tööohutusalane riskihinnang. Lisaks on tööandja kohustatud tagama ohutuks töötamiseks vajalikud vahendid. Samuti tuleb töötajale tagada töötervisealane väljaõpe nii töölevõtmise ajal kui ka uute töövahendite ja tehnoloogiate kasutuselevõtmise korral ning juhul, kui töötingimused on muutunud. Tööandjal on keeruline kui mitte võimatu jälgida ja olla kursis näiteks töötaja kodus toimuvate muutustega, muu hulgas tuleb arvestada töötaja privaatsusõigust ja kodu puutumatust. Siinkohal on oluline poolte vaheline koostöö ja suhtlus, et töötaja vastavatest muudatustest tööandjat teavitaks.
Tööandja peab tagama töötajale sobivad vahendid töö tegemiseks (arvuti, laud jne). Lisaks on tööandja kohtustus tagada töötajale töötamiseks sobivad ja nõuetele vastavad töötingimused. Näiteks kuvariga töö tegemiseks sobiva keskkonna täpsemad nõuded kajastuvad Euroopa Nõukogu direktiivi 90/270/EMÜ lisas. Seal sätestatakse eraldi nõuded ruumile, valgustusele, mürale ja muudele teguritele.
Kes peab töötamiskõlblikuks tegema kaugtöötaja kodu?
Tööandja asukohast eraldi asuva töökoha tööohutuse nõuetele vastavaks kujundamine võib kaasa tuua märkimisväärseid kulusid. Kas need peaks kandma töötaja või tööandja? Riigikohus on leidnud, et tööandja peab töötajale hüvitama mõistlikud kulud, mida töötaja on teinud tööülesande täitmisel ning mida ta võis vastavalt asjaoludele vajalikuks pidada. Mõistlikuks saab lugeda selliseid kulusid, mis on tööülesande täitmiseks vajalikud ehk ilma milleta tööülesannet täita ei saaks või kannataks oluliselt selle kvaliteet.[5] Seetõttu on võimaliku vaidluse vältimiseks soovitatav eelnevalt kokku leppida, mida mõlemad pooled näevad mõistlike kuludena, sh reguleerida hüvitamise kord.
Vastutusest vabanemiseks peab tööandja tõendama, et ta ei ole kahju tekkimises süüdi ehk ta on astunud kõik mõistlikud sammud ohutute töötingimuste tagamiseks. Kui tööandja on teinud kõik endast oleneva töötaja teavitamiseks ja töötaja ei ole sellest hoolimata tööandja kehtestatud reegleid järginud, tuleb tööandjat pidada oma kohustusi täitnuks. Samas ei ole sellisel tõlgendusel tõsiseltvõetavat õiguslikku põhistust, arvestades, et töötervishoiu ja tööohutuse seaduse (edaspidi TTOS) § 14 lõike 4 kohaselt ei vabasta töötaja poolt oma kohustuste rikkumine tööandjat vastutusest.[6]
Eelnevast tulenevalt – kui töötaja rikub TTOS § 14 lõikes 1 nimetatud kohustusi, vastutab tagajärje eest tööandja, sest kehtiva regulatsiooni kohaselt on tööandja kohustatud tagama ohutu töökeskkonna. Juhul, kui töötaja ei ole järginud tööandja juhiseid ja on rikkunud töölepingus või töökorralduse reeglites sätestatud kohustusi, on tööandjal õigus tööleping rikkumise tõttu üles öelda, küll aga ei vabasta see tööandjat vastutusest ohutu töökeskkonna loomisel.
Maksudega võib väljaspool Eestit keeruliseks minna
Kaugtöötajatega seoses ei ole maksustamisel olulisi erisusi. Töötasu maksustatakse üldiste reeglite kohaselt. Tähelepanu tuleks pöörata sellele, et tegelik töö tegemise koht oleks lepingus kokku lepitud, sh kaugtöö tegemise võimalus. Ühelt poolt on see oluline töötasu maksustamisel, teisalt kulutuste kompenseerimisel.
Töötasu maksustatakse reeglina töö tegemise koha seaduste kohaselt. Kui kaugtöötaja töötab Eestis, ei ole probleeme: töötasu maksustatakse Eesti õiguse kohaselt. Kui kaugtöötaja töötab aga mõnes teises riigis, tuleks küsida, kas talle makstav tasu tuleks maksustada selle teise riigi õiguse kohaselt. Maksureeglid võivad aga riigiti olla väga erinevad, alustades sellest, mida loetakse töötasuks ning millised maksud ja maksed sellelt tasuda tuleks. Sageli peab tööandja end teises riigis ka maksukohustuslasena registreerima.
Ka maksude deklareerimine ja tasumine on riigiti erinev. Kui Eestis tuleb kõik palgamaksud deklareerida maksu- ja tolliametile, siis näiteks Hispaanias on tulu- ja sotsiaalkindlustusmaksete haldamine erinevate asutuste pädevuses. Euroopa Liidu riikides on üldjuhul deklaratsioone võimalik elektrooniliselt esitada, kuid see ei tähenda alati võimalust neid elektrooniliselt täita. Deklaratsioonide elektrooniline esitamine võib tähendada ka seda, et need tuleb näiteks pdf-failina üles laadida, kusjuures deklaratsioonide vormid ei ole alati inglise keeles kättesaadavad ja täidetavad.
Töö tegemise koht fikseerige lepingus
Töö tegemise koha fikseerimine töölepingus on oluline ka kulude kompenseerimisel. Näiteks olukorras, kus töölepingus on töö tegemise kohana fikseeritud tööandja asukoht, kuid töötaja töötab tegelikult näiteks 30 km kaugusel kodukontoris, käsitletakse tööandja asukohas käimist tööle-koju sõiduna. See tähendab, et kui vahemaa on alla 50 km ning tööandja soovib töötajale sõidukulud (isikliku sõiduauto kasutuse) kompenseerida, peab tööandja tõendama, et muul viisil selle vahemaa läbimine põhjustab töötajale ebamõistlikku aja- ja/või rahakulu. Kui lepingus on töö tegemise kohaks töötaja elukoht, on tööandja asukohas käimine käsitletav lähetusena, millega seotud transpordikulud on hüvitatavad olenemata vahemaast.
Segadust võib põhjustada ka tegeliku töö tegemise kohaga seotud kulutuste kandmine tööandja poolt. Kui töölepingus on töö tegemise koht tööandja asukoht, siis tekitab maksuhalduris suure tõenäosusega küsimusi, miks on töötaja elukohale tehtud kulutusi ja sinna paigutatud töövahendeid. Sellises olukorras võiks tekkida erisoodustusega seotud maksurisk. Töö tegemise kohana töötaja elukoha märkimine aitaks seda riski oluliselt maandada.
Seega ei ole kaugtööga seotud maksuküsimused väheolulised. Eesti piires tuleks maksustamisele mõelda eelkõige kulutuste hüvitamise aspektist lähtuvalt, et maandada erisoodustustega seotud maksuriske. Kui kaugtöötaja täidab töökohustusi püsivalt välismaal, siis tuleb kindlasti arvestada sealsete maksureeglitega.
