Eelmine majandusaasta on lõppenud ja sellega kaasnes paljudes ettevõtetes ka inventuuri tegemine. Sageli tundub, et inventuuride korrektne ja sujuv tegemine on ainult raamatupidajate tüütu kohustus, mis mõneks tunniks või päevaks ettevõtte tegevust takistab. Tegelikult ei ole inventuur ainult raamatupidajate mure ja olulistele asjadele rõhku pannes saab inventuure efektiivsemalt ning mõistlikumalt korraldada.
Inventuuri tegemise nõuded on sätestatud raamatupidamise seaduses ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis, kuid peamiselt asutuse sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne). Iga asutus on varude ja varade poolest erinev ning seetõttu on oluline dokumenteerida ladude ja inventuuride põhimõtted sisemistes dokumentides.
Inventuur aitab:
- veenduda varude/varade olemasolus;
- võrrelda varude/varade kajastamist finantsarvestuse andmetega;
- fikseerida varude üle- või puudujäägid ja korrigeerida andmeid;
- teha kindlaks, kas varude hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimused on täidetud või mitte;
- tuvastada puudusi ja pettusi.
Levinud probleemid ja takistused on lahendatavad
Inventeerimise kvaliteet sõltub nii inventuuri ettevalmistusest kui ka inventuuri läbiviimise korraldusest. Just põhjaliku ettevalmistusega on võimalik tagada, et inventuuri ja selle tulemuste selgitamise ajakulu oleks nädalate asemel mõõdetav päevades. Praktikas esinevad inventuuris mõned järgmistest probleemidest.
- Valiti ebasobiv inventeerimise kuupäev
Mida kaugemal bilansipäevast inventuuri tehakse, seda suurem on risk, et inventuuri tegemise ja bilansipäeva vahelisel perioodil läheb midagi valesti ja bilanssi tekivad varude või põhivarade reale vead. Samuti on kuupäev oluline asutuse tegevusaktiivsust silmas pidades, sest pidev kauba liikumine venitab lugemise pikaks ja erinevused võivad lõpuks väga suureks osutuda.
- Tekkisid suured erinevused
Inventuuri lõpetamisel ilmnevad tavaliselt erinevused finantsarvestuse andmete ja tegeliku seisu vahel. Mõningad erinevused laoseisu ja inventuuris loendatud koguste vahel on paratamatud ja täiesti normaalsed. Aastalõpu inventuuri eesmärk ongi tuvastada need tooted, mille mõni artikkel võis eelneva 12 kuu jooksul olla ekslikult kuludesse kantud või vastupidi, ka unustatud kuludesse kanda. Koordineeritud tegevusega asutuses ei saa erisused olla jahmatavalt suured.
Kui tulemused on ebaloomulikud ja põhjendamatult suurte erinevustega, siis viitab see laoarvestuse või inventuuri halvale kvaliteedile või pettustele. Järelikult ei ole inventuur veel lõppenud, vaid järgnema peaks tulemuste analüüs. Kui ei tundu usutav, et leitud vahed võisid olla tingitud inimlikust veast, siis võib olla vaja luua töörühm laoarvestuse kvaliteedi parandamiseks või pettuse tuvastamiseks.
- Inventuurikomisjoni liikmed lahkusid ettevõttest
Praegune tööturg on märgatavalt erinev paari aasta tagusest. Ettevõtte tegevusalast olenevalt võib suurenenud konkurents meelitada siiani pikaajaliselt tööl olnud töötajad mujale tööle või võib ettevõttel olla vaja majandusolude tõttu töökohustusi ja -rolle ümber struktureerida.
Kui vahetult enne inventuuri või inventuuri ajal lahkub ettevõtte lao- või logistikajuht, kes on tihti ka inventuuri juhiks määratud, siis on inventuuri korralduse oluline päästerõngas hästi koostatud protsesside kirjeldused. Mida põhjalikumalt pannakse inventuuri korraldus ja tulemuste fikseerimine dokumentidesse kirja, seda kergem on uuel töötajal inventuuriga jätkata.
- Varud liikusid inventuuri ajal
Inventuuri ajal ei tohiks varude liikumisi olla. Seda ei ole aga alati võimalik saavutada. Kui varude liikumisi ei ole võimalik vältida, siis tuleb arvestada sissetulevate ja väljaminevate kaupadega. NB! Ladudevahelised liikumised mõjutavad samuti lugemisprotsessi. See esineb näiteks olukorras, kus tootmistöölised võivad viia varusid enda tööalale või pakendajad pakivad kaupu saatmiseks. Selliste tegevustega tuleks oodata, kuni kõik kaubad on üle loetud.
- Lugemislehtede kogumine oli ajamahukas
Kui ettevõttel on suur ladu, on igati mõistlik jaotada inventuuris osalejad tiimidesse. Nelja silma printsiibi järgimiseks – iga kirja pandud numbriga on kaks inimest nõustunud – on mõistlik töötajad jaotada paaridesse. Kui lugemine toimub aga paberil lugemislehtedega, toob see hiljem kaasa mahuka administratiivtöö inventuuri eest vastutavale inimesele, kellel oleks oma tööaega võimalik ettevõttele kasulikumal viisil kasutada.
Seetõttu on võimalusel soovitatav kasutada tulemuste koondamiseks automaatseid lahendusi. Selleks lahenduseks võib olla näiteks skännerite kasutamine (kui toodetel on triipkoodid) või ettevõtte võrgus hoitav jagatav dokument (Excel), kuhu lugejad saavad jooksvalt tulemusi sisestada. Tähtis on aga tagada loenduse jälgitavus – kes, mida ja millal sisestas?
- Lugemislehti täideti halvasti
Inventuuri lugemisdokument peab olema selline, et ei ole näha lao raamatupidamise saldot. See vähendab võimalust tulemustega manipuleerimiseks. Inventuuriandmed tuleb kanda nimestikesse kustutuskindlalt, et võimalus tulemustega manipuleerida oleks väike. Nimestikesse tehakse parandused maha tõmbamisega, skännerite puhul korrigeerimisreana.
- Varusid loendati topelt või jäeti loendamata
Lugejad peavad inventeeritavat kaupa hästi tundma. Sellega on nii lugemisvea risk kui ka pettuserisk väiksem. Kauba eest vastutav inimene võib lugejatele lihtsalt vale artiklit näidata.
Kaupu tuleks võimalusel inventeerida füüsilises järjekorras (st põhimõttel seinast seinani). Kui see pole võimalik või efektiivne, siis peaks olema kehtestatud põhimõte, kuidas loetakse. Topelt lugemise või lugemata jätmise riski vähendamiseks peab juba loendatud varad ka selgesti märkima.
Inventuuris peab kõiki ettevõtte ladusid ja asukohti arvesse võtma, sh väliseid ladusid ja teiste asutuste juures asuvaid kaupu. Teise omaniku kaup peab olema asutuse kaubast selgelt eraldatud, et vältida ekslikku inventeerimist.
Inventeerijate töö kontrollimine ja juhendamine
Inventuurikomisjon peab olema võimalikult sõltumatu, aga samas kaupa tundev. Varude eest vastutav inimene võiks olla inventuuri lihtsustamiseks lugemisel juures, et vajadusel abistada. Lugemisprotsess peab olema kontrolli all ja kontrollitav.
Kui ei ole otstarbekas avatud pakendites sisalduvat kaupa tükikaupa lugeda, peab täpsusaste olema fikseeritud sisemistes juhistes. Samuti peab kaaluma varude kuluks kandmise hetke ehk vähem väärtuslike pakendite puhul võimalust kanda kaup tarbimisse võetuks juba pakendi avamisel.
Hindama peab ka varade/varude seisukorda
Inventuuri tehes tuleks hinnata ka ladustatud varade/varude seisukorda. Kui tegemist on realiseerimisaja ületanud kaubaga, mida inventuuri tegemisel tähele ei panda ja mille kohta ei ole mingil põhjusel infot ka ettevõtte logistikaüksusel, on ilmselt need kaubad bilansis kajastatud ebaõige maksumusega.
Tootmises on teine oluline risk kvaliteetse tooraine puudumine, kuigi saldo varusid näitab. Selline olukord võib viia tootmisseisakuni. Samuti ei tohi unustada võimalust, et närilised, vesi jms on laos kauba väärtuse langusele või isegi kauba hävimisele kaasa aidanud.
Kui inventuuri käigus kauba seisukorda tähelepanelikult ei hinnata, võivad taolised juhtumid märkamata jääda. Riigisektoris on ka väga selge nõue – varad ja varud, mida ei kasutata, tuleb alla hinnata ja bilansist välja viia.
Laoarvestus peaks iga päev toimima nii, et inventuuril oleks kontrolli, mitte arvestuse funktsioon.
