E-arved on surnud, elagu e-arved!

E-arved tähistavad Eestis sel aastal esimest väikest juubelit – riigisektorile arvete esitamine e-arvetena on kohustuslik olnud juba viis aastat, turul on e-arvete suutlikkus olnud enam kui kümme aastat. Küll aga ei ole lootus, et erasektor riigi eeskujul e-arvete esitamise ja vastuvõtmisega orgaaniliselt kaasa tuleb, tõeks saanud.

6. mail algatatud ja 11. septembril Riigikogus teisele lugemisele jõudva raamatupidamise seaduse eelnõu (nr 428 SE) eesmärk on seaduseelnõu seletuskirja kohaselt eemaldada erasektoris e-arvete levikul ilmnenud takistused ja soodustada nende kasutamisel ühtse e-arvete Euroopa standardi rakendumist.[1]

Ernst & Young Balticu 2021. aasta uuringu kohaselt olid e-arvete kasutuselevõtu peamised takistused e-arvete topeltstandard (Eesti enda standard vs. Euroopa standard) ning e-arvete rakendamise sunniviisilisus, mis tekitas psühholoogilise vastumeelsuse. Mikro- ja väikeettevõtjate puhul oli sageli takistuseks ka vähene teadlikkus e-arvete võimalustest, sobiva operaatorteenuse valimisest ja äritarkvara seadistamisest.[2]

Kas me ei oska raha lugeda?

Aga alustame algusest. Miks on e-arvete saatmine ja vastuvõtmine jäänud tagaplaanile ja erasektori huvi olnud leebe? Statistika kohaselt on e-arve praegu soodsam kui paberarve või PDF-failina edastatav arve. Milles siis asi? Kas me ei oska raha lugeda?

E-arve saatmise võimekus on olemas pea igas arvestatavas Eesti turu jaoks loodud raamatupidamise tarkvaras. Seega ei ole raamatupidaja jaoks kindlasti põhjus see, et e-arvet oleks keerulisem saata, kui vana head PDF-arvet e-postiga teele panna. 

Probleemi tuumpõhjus on minu arvates pigem e-arve vastuvõtmise suutlikkus. Teisisõnu ei ole piisavalt tehtud selgitustööd erinevate e-arve vastuvõtuoperaatorite, nende lepingutingimuste, tarkvarade suutlikkuse ja ka teenuse hinna kohta. Selle töö peab ära tegema ettevõtja ise või siis võtma appi raamatupidaja, et leida endale sobivaim lahendus. Tänapäeval on operaatorite valik laialdane: leidub nii selliseid, kes pakuvad teatud hulka e-arvete käitlemist tasuta, kui ka selliseid, kelle puhul on võimalik kasutada paljusid lisafunktsionaalsusi. Küsimus on pigem selles, kuidas mõista, mida päriselt vaja on. 

Teise põhjusena näen e-arvete kasutuselevõtu takistusena mitmesuguseid hirme – st ettevõtjad ei tea, kas teine pool suudab e-arveid vastu võtta; ei tea, kas teine pool soovib üldse e-arvet; äkki keegi hakkab liigselt jälgima, mida ja miks ostetakse; Maksu- ja Tolliamet saab liiga paljule infole ligi jmt. 

Selle hirmu mahavõtmisega on riik minu hinnangul vähe tegelenud. Ainuüksi seadusemuudatus, et e-arveid tuleb hakata saatma, kui kauba või teenuse ostja seda nõuab ja on end äriregistris e-arve vastuvõtjaks märkinud, hirmu ei kõrvalda ja turul e-arveid rohkem liikuma ei pane.   

Lisades siia juurde ka plaanitava muudatuse seoses käibedeklaratsiooni esitamisega, kus seni kehtiva vormi asemel tuleb maksuhaldurile hakata esitama käibemaksu arvestamise aluseks olevaid algandmeid, mõistan ettevõtjate kartust.[3]  

Mis 1. jaanuarist 2025 muutub?

Raamatupidamise seaduse muutmise seaduse eelnõu kohaselt saab alates jaanuarist äriregistrisse e-arve käitlemise teenuse pakkuja registrikaardile kandmiseks avalduse esitada ka ettevõte ise, kui ta on sõlminud teenusepakkujaga vastava lepingu.

Kehtiva korra kohaselt saab registrikaardil muudatuse tegemise algatada üksnes e-arve operaator, mitte aga äriühing ise. Muudatuse põhjus on võimaldada näiteks kasutada ka välismaiste e-arvete operaatorite teenuseid ja teha registreerimisprotsess sellega lihtsamaks. 

Samuti kaotatakse raamatupidamise seadusest Eesti enda e-arve tehnilise standardi nõuded, sest Euroopa e-arve standardiga on see juba kaetud. 

Kõige olulisem muudatus puudutab aga ostjaid, kes on end juba e-arve vastuvõtjaks märkinud. Nemad võib soetatud kauba või teenuse eest tasumiseks nõuda müüjalt e-arve esitamist. Tähele tasub panna, et ostjal on õigus, mitte aga kohustus nõuda. Ehk siis need ettevõtjad, kes soovivad jätkata samamoodi nagu praegu – mingit takistust ei ole. Need ettevõtjad aga, kes tunnetavad e-arvetes peituvat kasulikkust, saavad õiguse ka müüjatelt e-arvet nõuda.

Alternatiivne soovitus, mida oleme ka juba meediast kuulunud ja lugenud, on vaidluste ja segaduste vältimiseks arve esitamise reeglite kokkuleppimine lepingus.[4]

Eesti Kaubandus-Tööstuskoda tõstatas eelnõu kooskõlastusringil küsimuse, kas olukorras, kus ostja nõuab e-arvet, aga müüja saadab arve PDF-vormingus, on ostjal õigus keelduda arve tasumisest. Ma ei saa nõustuda Rahandusministeeriumi seisukohaga, justkui oleks see õigustus kauba või teenuse eest mittetasumiseks ning mina ei soovita ettevõtjatel seda teed minna. 

Lisaks sätestatakse seaduses eeldused e-arve vormile. E-arve on vormistatud nõuetekohaselt, kui see vastab e-arveldamise Euroopa standardile. Säilib aga ka võimalus leppida kokku muus arve formaadis. 

Tekkis huvi e-arvetele üle minna? 

Kui ettevõtte raamatupidamine on juba mõnes Eesti turu jaoks loodud raamatupidamise programmis, siis e-arvete saamine ja saatmine ilmselt muret ei tekita – reeglina on vajalik liidestus aktiveeritav mõne klahvivajutusega (näiteks Merit Tarkvaras, Accloudingus, Directos või Standard Booksis). Jah, tõepoolest, see teenus on reeglina tasuline. Samas aga ei maksa unustada, et e-arvete kasutamine vähendab ka raamatupidaja tööd andmete sisestamisel ehk raamatupidamisele kuluvat aega. Tuntumad e-arvete operaatorid on Eestis Telema, Finbite, e-arveldaja, Unifiedpost Group ja Envoice. Nii et turul tegijaid jagub ja neid tuleb juurdegi. 

Nutikad tarkvarad tunnevad ka äriregistri liidestuse vahendusel ära, kas klient on suuteline e-arvet vastu võtma, mistõttu jääb ära mure, kas saab kliendile kiirelt ja mugavalt arve edastada. 

Kindlasti vajab muutmist aga harjumus, et arved ei maandugi kuu algul postkasti, vaid otse tarkvarasse. See tähendab, et tuleb mõelda, kes ja kuidas arveid aktsepteerib. Võimalusi on mitu, näiteks teatud inimestele kinnitamise õiguse andmine tarkvaras või e-arve operaatori keskkonnas või ka pangas maksete aktsepteerimisel. Tehes aga iseenda raamatupidamist, on e-arvetele üleminek kindlasti maast leitud aeg – ei mingit silmad krõllis numbrite ümbertoksimist PDF-ist raamatupidamise programmi. Raamatupidamise teenust sisse ostes suudavad tublid raamatupidajad aga arvete kinnitusringi hõlpsalt luua ja ülevaade ettevõte ostudest säilib endiselt. 

Ei saa salata, et e-arvete lahendused ei ole veel ideaalsed ja e-arvete operaatoritel on arenguruumi – olgu selleks siis arvega kaasnevad lisadokumendid, korduvad e-arved või suurem info hulk automaatselt täituvates väljades. Samas on e-arved kindlasti see suund, kuhu tasub liikuda, sest see võimaldab koondada info kiirelt ja mugavalt ühte kanalisse, andes enam aega süveneda andmete analüüsimisse või visualiseerimisse. Samuti ei maksa unustada, et e-arved teevad ka info liikumise kiiremaks.  

Väikeettevõtjatel ja iseendale tööandjatel, kes end raamatupidamise tarkvarades „kodus“ ei tunne, soovitan võtta appi tubli raamatupidaja, kes aitaks programmides elementaarse seadistuse ära teha või aitaks valida e-arve operaatorit. Seda muidugi juhul, kui äripartnerid üldse on sellised isikud, kellele on vaja e-arveid esitada. 

Kokkuvõttes vajab oluliselt enam selgitusi ja juhendamist, miks ja kuidas e-arvete süsteem toimib ning kuidas see tööle panna. Raamatupidamise tarkvarades on olemas liidestused suuremate teenusepakkujatega, vaja on vaid ettevõtja tahet need aktiveerida.

E-arvete kasutuselevõtmine peab olema võimalikult lihtne protsess ka väga IT-kauge inimese jaoks ja ettevõtjatele peab jääma võimalus valida arve formaati, eriti kui äri ei piirdu vaid Eestiga.

Artikkel valmis finants- ja õigusuudisteveebi rup.ee tellimusel.