Mis tagab audiitori ja auditeeritava hea koostöö?
Iga-aastane audit on asendamatu abimees kindluse saamiseks, et ettevõtte raamatupidamine on korras. Üheks olulisemaks eelduseks audiitori ja ettevõtte tulemuslikuks koostööks on tähtaegadest kinni pidamine ja eelnevalt kokkulepitud ajal valmisolek auditiks.
Audiitor kontrollib finantsandmete õigsust ning ettevõtte protsesside toimimist. Auditi lõppedes annab audiitor kliendile tagasisidet nii vigade kui ka puuduste kohta sisekontrollis ja viitab, mida tuleks parandada, et ettevõte oleks kaitstud pettuste ja väärkajastamiste eest.
Hea ettevalmistus on pool edust
Enne auditi algust saadab audiitor kliendile nimekirja dokumentidest, mida saab juba varem hakata valmis panema või audiitorile ette saata. Kui audiitorile esitatakse kõik eelnevalt palutud dokumendid kokkulepitud ajaks, võib kindel olla, et audit saab tehtud palju kiiremini võrreldes olukorraga, kui klient hakkab palutud dokumente saatma alles siis, kui audiitor kohal on. Veel hullem, kui alles audiitori saabudes selle peale mõtlema hakatakse.
Viimasel juhul kulutab audiitor kohapeal palju aega dokumentide ootamisele ning suure tõenäosusega ta kõiki soovitud dokumente ei saa. See tähendab, et audiitor peab veel vähemalt üks kui mitte kaks või kolm korda tagasi tulema, mis omakorda venitab auditi kestuse pikemaks.
Dokumendid peavad olema korrektsed
Tasub teada, et dokumentide valmis kuhjamine ei ole piisav, kui need pole korrektsed ja kooskõlas raamatupidamisega. Sellisel juhul kulutab audiitor dokumentide kontrollimisele mitu korda rohkem aega. Raamatupidamise seaduse § 15 lg 3 järgi tuleb aastaaruande koostamiseks inventeerida kõikide varade ja kohustuste saldod. See tähendab, et hinnatakse varade ja kohustuste saldode vastavust raamatupidamise aastaaruande koostamise alusprintsiipidele, mis on toodud raamatupidamise seaduse §-s 16. Inventeeritud peavad olema bilansi ja kasumiaruande kõik saldod. Raamatupidaja peab täpselt teadma, millistest summadest need koosnevad ja olema suuteline esitama audiitorile selle kohta tõendusmaterjali.
Inventuur tähendab millegi üle lugemist või kontrollimist
Inventuuri käigus selgunud tegelikke tulemusi tuleb võrrelda raamatupidamise andmetega, vahede korral selgitada nende põhjused ja viia sisse parandused. Näiteks kassa, varude ja põhivara saldo inventuur tehakse ülelugemise teel ja tulemus dokumenteeritakse inventuuri aktis.
Varude puhul on oluline välja tuua ka varude saldo, mille bilansiline väärtus on langenud alla netorealiseerimisväärtuse. Vastav allahindlus tuleks ka raamatupidamises kajastada. Kui varude saldo on audiitori hinnangul aastaaruande seisukohast olulise suurusega, osaleb audiitor inventuuris vaatlejana ning teeb kontroll-lugemisi.
Põhivara puhul tuleb bilansist välja kanda põhivara, mis on kasutuskõlbmatu. Üle tuleb vaadata ka kulumimäärade adekvaatsus.
Pangasaldode kohta palub audiitor kliendil küsida pangast kinnituskirja, kus peale raha ja investeeringute saldode toob pank välja ka kõik ettevõtte kohustused, sh tagatised ja garantiid. Bilansis kajastatud nõuete saldo kohta peab raamatupidaja teadma, millistest nõuetest see koosneb. Samuti tuleb hinnata nõuete laekumist ja vajadusel moodustada ebatõenäoliselt laekuvate nõuete reserv. Saldod tuleks kinnitada ka teiste osapooltega. Kui ettevõttel on välja antud laene, siis peab hindama laenuvõtja maksevõimelisust ja laenu laekumise tõenäosust. Siin ei piisa ainult sellest, et teine osapool saldot kinnitab, kuna audiitor ei saa selle põhjal kindlust nõude väärtuse kohta.
Unustada ei tohiks ka ettemakstud kulude inventeerimist, veendumaks, et kõik auditeeritava perioodi kulud on kasumiaruandes kajastatud. Kohustuste poole peal tuleb inventeerida võlad hankijatele ja saadud laenud. Välja saadetakse saldokinnitused ning veendutakse, et ei oleks kajastamata kohustusi (nt tekkepõhised intressid). Maksusaldode puhul tuleb võrrelda raamatupidamise programmis olevaid maksusaldosid maksuametis toodud saldodega, sh arvesse tuleb võtta ka viivised ja intressid.
Unustada ei tohiks ka võlgu töövõtjatele, sh puhkusekohustuse inventeerimist. Kui ettevõttel on kohustusi, mille realiseerumise aeg ja summa pole kindlad, tuleb bilansis kajastada eraldis (nt garantiireserv) ning audiitorile esitada juhtkonna dokumenteeritud hinnang, kuidas vastava tulemuseni on jõutud.
Kõik algdokumendid peavad olemas olema
Kasumiaruande puhul peab audiitor veenduma, et kõik tehingud on kajastatud korrektselt ja vastavalt alusdokumendile ning et ükski toimunud tehing ei ole jäänud kajastamata. Raamatupidamises peab olema järgitud tulude ja kulude vastavuse printsiipi. Kui raamatupidamist on korrektselt peetud, siis ei ole vaja midagi eraldi koostama hakata, sest ütleb ju raamatupidamise seaduse § 6 lg 4, et iga raamatupidamiskirjendi alus on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Kui kõik alusdokumendid on olemas, jääb ainult valmis panna need dokumendid, mida audiitor on küsinud.
Kindlasti soovitame suuremat tähelepanu pöörata aastavahetusele eelnenud ja järgnenud tehingutele, et ei oleks vigu periodiseerimises. Kajastamata tehingute asjus on oluline jooksev suhtlus ka juhatuse ning raamatupidamisosakonna vahel, kuna tihti on ette tulnud olukordi, kus tehing on jäänud kajastamata just seetõttu, et dokumendid pole raamatupidajani õigeaegselt jõudnud. Seega auditeerimise sujuva kulgemise eeldusena ei saa alahinnata ettevõtte tegevjuhtkonna ja raamatupidaja vahelist head koostööd ja infovahetust.
Jooksev suhtlus audiitoriga
Veel üks oluline tegur, miks üks audit läheb efektiivsemalt kui teine, on avatud suhtlusviis. Kõige ideaalsem klient audiitori jaoks on raamatupidaja, kes jooksvalt audiitoriga konsulteerib, kui mõne tehingu kajastamisel hätta jääb. Kohe probleemide lahendamine on tunduvalt efektiivsem kui auditi ajal avastatud vigade parandamine. Viimane on üks põhilisi põhjuseid, miks auditi lõpptähtajad kipuvad edasi lükkuma.
Vaheaudit on abiks
Kindlasti oleks mõistlik nõustuda ka vaheauditi tegemisega. Vaheaudit tähendab seda, et kui teie majandusaasta lõppeb 31. detsembril, siis saab audiitor näiteks oktoobris üheksa kuu aruannete põhjal mõningad protseduurid juba läbi viia, et lõppaudit sujuvamalt ja kiiremas tempos kulgeks. Vaheauditi käigus räägitakse üle juba toimunud sündmused, aga ka plaanid, mis perioodi aruandeid mõjutavad. Lisaks pannakse paika olulised valdkonnad ja auditi plaan. Samuti saab üle vaadata selle ajani toimunud tehingud. Kui vaheaudit on efektiivselt tehtud, jääb lõppauditis üle vaadata vaid ülejäänud kolme kuu tehingud ja bilansisaldod.
Aastaaruande kontrollimine võtab palju aega
Ei saa alahinnata ka aastaaruande kontrollimisele kuluvat aega, sest see võib audiitori jaoks tähendada tihti suuremat ajakulu kui eelnevalt arvati. See võib juhtuda siis, kui audiitorile esitatakse kiiresti ja hooletult koostatud aruanne, millele järgneb pikk audiitori tähelepanekute nimekiri, millest raamatupidaja otsustab parandada vaid pooled. Seejärel, kui audiitor on uue aruande üle kontrollinud, peab ta tegema uuesti samad tähelepanekud ja vahel on lisaks parandamata jäetud vigadele lisandunud mõned uued vead.
Ei ole haruldased ka olukorrad, kus aruannet saadetakse edasi-tagasi lausa neli või viis korda. Ilmselgelt ei ole selline audit edukas. Seetõttu soovitame aruande koostamiseks aega võtta, vaadata üle eelmisel aastal tehtud tähelepanekud ja neid juba selle aasta aruande koostamisel kohe arvesse võtta.
Põhilised vead on oluliste saldode puhul lisade puudumine, viidete ja ristviidete puudumine või ebakorrektsus (kõikides põhiaruannetes), oluliste asjaolude kajastamata jätmine (nt bilansipäevajärgsed sündmused), arvestuspõhimõtete vastuolu ettevõtte raamatupidamisega, rahavoogude aruande ebakorrektsus ning seotud osapoolte vaheliste tehingute ja saldode kajastamata jätmine.
Eraldi dokumentide kaust lihtsustab tööd
Auditi käigus dokumentide kiiremaks leidmiseks teevad osad raamatupidajad eraldi auditi kausta, mis on väga hea mõte ja lihtsustab kõikide osapoolte tööd. Oleme mitmeid kordi kuulnud arvamust, et raamatupidaja ei soovi audiitorile esitada auditi alguseks aastaaruande projekti, kuna seda peab nagunii muutma hakkama. Tegelikult on hea tava, et ka esialgne aastaaruanne on audiitorile esitavate dokumentide hulgas. Raamatupidaja ei tohiks koostada aruannet teadmises, et midagi on kindlasti valesti, sest vastavalt raamatupidamise seadusele peaks ta enne aastaruande koostamist olema veendunud kõikide saldode korrektsuses. Aastaaruande projekti esitamine auditi alguseks on märk sellest, et raamatupidaja on auditiks ette valmistunud.
