Tihti seisavad raamatupidajad küsimuse ees: „Mis on ja mis ei ole algdokument ettevõtte raamatupidamise seisukohast ja kas algdokument ikka on alati vajalik ‒ näiteks ühemehe ettevõttes?”
Nõuded algdokumendile on sätestatud raamatupidamise seaduses, mida peavad eranditult järgima kõik raamatupidamiskohustuslased. Raamatupidamise seaduse § 4 kohaselt on iga raamatupidamiskohustuslane kohustatud tehinguid raamatupidamises kirjendama algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel. See tähendab, et iga raamatupidamiskirjendi aluseks peab olema majandustehingut tõendav dokument, mis vastab seaduse nõuetele.
Vastavalt raamatupidamise seaduse §-le 7 peaks algdokumendil majandustehingu kohta kirjas olema vähemalt selle toimumisaeg, majandusliku sisu kirjeldus ning arvnäitajad (nt kogus, hind ja summa). Kui tegemist on majandustehinguga, mille käigus esitatakse arve teisele raamatupidamiskohustuslasele, peab alusdokument sisaldama lisaks eespool nimetatule ka arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid. Need on miinimumnõuded.
Täiendavad nõuded käibemaksukohustuslastele
Käibemaksukohustuslastele kehtivad arvete vormistamisel veel lisanõuded, mis on välja toodud käibemaksuseaduse §-s 37. Seega kui arve väljastaja on käibemaksukohustuslane, peab ta jälgima, et kõik käibemaksuseaduse § 37 nõuded oleks täidetud. Arve ei pea vastama käibemaksuseaduse nõuetele juhul, kui kaup võõrandatakse või teenus osutatakse füüsilisele isikule isiklikuks otstarbeks, välja arvatud kaugmüügi, uue transpordivahendi võõrandamise ja ühendusvälise riigi füüsilisele isikule müüdava kauba ekspordi korral. Sama kehtib ka arve saamise korral – käibemaksukohustuslane peaks veenduma, et kui arve esitaja on maksukohustuslane, oleksid täidetud käibemaksuseaduses toodud lisanõuded, et vastavalt sisendkäibemaksu deklareerida. Näiteks peab käibemaksukohustuslane arvel märkima kindlasti lisaks nimele ka nii enda kui ka tehingupartneri aadressi ja maksukohustuslasena registreerimise numbri.
Ettevõtlusega tegelev isik, kes pole käibemaksukohustuslane, peab jälgima, et arve vastaks vähemalt raamatupidamise seaduses toodud miinimumnõuetele.
Oluline on ka teada, et raamatupidamisregistrites majandustehingu kirjendamisel tuleb kande juurde lisada ka viide alg- või koonddokumendile (nt arve number). Algdokumentide põhjal koostatud koonddokumendile kehtivad samuti algdokumendile kehtestatud nõuded.
Pangaväljavõte ei asenda ostutšekki
Eeltoodust lähtudes ei saa näiteks pangaväljavõte asendada kaardimaksega tasutud ostutšekki, kuna seal toodud kirjetel ei ole seaduses sätestatud algdokumendi nõuetele vastavat informatsiooni (nt tehingu majanduslik sisu). Kuna raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele (nt maksuameti haldurile või audiitorile), tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust, siis ei sobi algdokumendiks ka ise käsitsi kirjutatud selgitus paberil.
Kui äriühingus on tehtud väljamakseid, mille kohta puudub seaduse nõuetele vastav algdokument, tuleb ettevõttel tasuda tulumaksu vastavalt tulumaksuseaduse §-s 51 sätestatule, sest korrektse ja seaduse nõuetele vastava alusdokumendi puudumise korral on tegemist ettevõtlusega mitteseotud kuluga.
Kuigi juhatus vastutab raamatupidamisarvestuse korrektsuse eest ning otsustab, mida ja mille alusel kulusse kanda, siis on iga raamatupidaja kutse-eetikast tulenev kohustus alati juhtida juhatuse tähelepanu seaduse nõuetele.
